IU Advanced Workbook: Projektmanagement – 87 von 100 Punkten – inkl. Kommentaren!

Beispiellösung Deckblatt

Bemerkungen zum Deckblatt:

• Kommentar 1: Gerne hätte hier noch ein aktuelles Logo der IU als Information der Universitätszugehörigkeit (neben immerhin schriftlich gut erwähnter Information hierzu) bedacht werden können. Sehr schön ist aber die insgesamt getätigte Information zur Zugehörigkeit und zum Fernstudium.
• Kommentar 2: Formalia/Titelblatt: Fast AUSGEZEICHNET: Fast komplette Einhaltung folgender Regelung: Das Titelblatt soll mindestens folgende Bestandteile enthalten: Titel der Arbeit, Art der Arbeit, Kursbezeichnung, Studiengang, Datum, Name Verfasser:in, Matrikelnummer (Kursspezifische Anpassungen der Angaben sind möglich).
  Leider ist der Name Tutor:in in dem Sinne nicht ganz korrekt, als daß der Titel sowie Funktion fehlen: Prof. Dr. Nebojša Radojević.

Beispiellösung Inhaltsverzeichnis

Bemerkungen zum Inhaltsverzeichnis:

• Kommentar 3: Formaler Fehler: römische Seitenzahl ausschließlich im Bereich der Verzeichnisse nach dem Deckblatt einsetzen. Danach folgen komplett ausschließlich die arabischen Zahlen.

Beispiellösung Workbookaufgabe 1

Im sogenannten „magischen Dreieck“ des Projektmanagements wird der Zielkonflikt zwischen den Zielen „Minimierung der Kosten“, „Minimierung der Zeitdauer“ und „Maximierung der Leistung bzw. Qualität“ dargestellt. Zeige diesen Konflikt anhand eines konkreten Projektbeispiels Deiner Wahl auf und diskutiere, wie der Projektmanager in seiner Aufgabe der Projektsteuerung mit diesen konkurrierenden Zielen umgehen sollte.

Wurden die Projektziele klar definiert, wird sich zeigen, dass einige Ziele unterstützend auf andere Ziele einwirken können, jedoch andere Ziele in Konkurrenz zueinanderstehen und sich somit untereinander bei der Zielerreichung behindern. Daher ist im Projektmanagement eine grundlegende Zielkonkurrenz zwischen den Projektzielen Ergebnis, Kosten und Zeit vorhanden, da sie nicht gleichzeitig optimiert werden können. Wird eine beliebige Zielgröße minimiert, werden die jeweils anderen Zielgrößen Einbußen erfahren. Aufgrund der Allgemeingültigkeit ist dies als „magisches Dreieck des Projektmanagements“ bekannt.

Im folgenden Beispiel hat der Projektmanager die Aufgabe, sein Projekt möglichst konfliktfrei durchzuführen, in dem er eine Entscheidung, welches der Ziele Priorität hat, herbeiführt.

Beispiel: In einem Inklusions-Kindergarten soll das Projekt „ressourcenschonender Wasserspielplatz“ durchgeführt werden. Fr. W. hat von der Kindergartenleitung die Funktion des Projektmanagers übertragen bekommen. Sie sammelt im Kollegium die verschiedenen Wünsche, darunter fallen unter anderem:

Abbildung 1: Teamgespräch Text eigene Darstellung, Bild: (geralt, 2016)

Fr. W. notiert die Wünsche, recherchiert und erläutert bei einem nächsten Treffen die Konflikte, die entstehen können / werden: Der zeitliche und kostenmäßige Faktor kollidiert mit Punkt drei und vier, da die Installation der Zisterne sowie eines in sich geschlossenen Wasserkreislaufes von einer Fachfirma durchgeführt werden muss, diese aber innerhalb der nächsten zwei Monate keine Zeit dazu hat.

Soll Punkt drei oberste Priorität haben, so kann das veranschlagte Budget nicht eingehalten werden, denn die ausgebuchte Fachfirma würde einen Preisaufschlag aufgrund der zeitlichen Komponente nehmen. Da die Sicherheit der Kinder an erster Stelle steht, muss zwingend eine zertifizierte Fachfirma beauftragt werden. Das Budget könnte eingehalten werden, wenn auf Punkt eins verzichtet und eine andere zertifizierte Fachfirma beauftragt wird.

Zusammenfassend erklärt Fr. W. dem Kollegium: Die Kosten erhöhen sich, sobald der Umfang der Leistung bzw. die Qualität sich erhöht; sollen die Kosten gering gehalten werden, können nicht die gewünschte Leistung und Qualität erbracht werden. Soll die Leistung zeitnah erfolgen, geht das auf Kosten des Preises bzw. der gewünschten Leistung und / oder Qualität.

Das Kollegium ist sich uneinig, da keine Abstriche von den Anforderungen gemacht werden sollen.  Schlussendlich kommen sie zu dem Ergebnis, dass die Kinder von dem Projekt langfristig profitieren sollen und daher die Leistung bzw. Qualität oberste Priorität hat. Daher wird gemeinsam überlegt, wie z. B. Fördergelder oder Material- bzw. Leistungsspenden beschaffen werden können.

Bemerkungen zur Aufgabe 1:

• Kommentar 4: Inhaltliches Manko: Ergebnis im Sinne von Qualität/Leistung? Bitte diese Spezifizierung benennen.
• Kommentar 5: Inhaltlich-formales Manko: Bitte immer die Lesbarkeit bezüglich Wahl der Schriftgröße garantieren. Dies ist hier nicht einwandfrei gegeben.
• Kommentar 6: Formaler Fehler: Abbildungen und Tabellen sind immer mit Abbildungs-/Tabellennummer, Titel und Quellenangabe (mit Vermerk im Quellenverzeichnis(!)) zu versehen. Und: nach IU-Zitierleitfaden steht in der Abbildungs- und/oder Tabellenüberschrift auch immer Abbildungs-/Tabellennummer und Titel, die Quelle wird als Unterschrift dann unterhalb der Abbildung und /oder Tabelle mit angegeben. Hier wäre dies höchstwahrscheinlich „Quelle: eigene Darstellung, eigene Darstellung (geändert) in Anlehnung an Autor/en, Jahr, Seite“, etc.. (mit Vermerk im Quellenverzeichnis, wenn externe Quelle (!)) zu versehen)(siehe IU-Zitierleitfaden).
• Kommentar 7: Formaler Fehler: Ausdrucks- (AF), Grammatik- (GF), Rechtschreibe- (RSF) oder/und Satzbau- (SBF), Interpunktionsfehler (IPF). Hier: Rechtschreibefehler (RSF).
  + Zitierweise: von wem gemalt bzw. durch welche Programme ist Collage entstanden oder stammt (abgewandelte) Kopie von Abbildung aus spezifischer Datenbank?
• Kommentar 8: Kleines formales Manko (Ausarbeitung): Seitenzahlen sind nicht – wie im Prüfungs-Leitfaden vermerkt – zentriert am Seitenende platziert.
• Kommentar 9: Inhaltliches Manko: Die Diskussion um den Umgang des Projektmanagers innerhalb der Projektsteuerung und den konkurrierenden Zielen ist NICHT vollständig dargestellt worden.
• Kommentar 10: 9 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Sehr gute Umsetzung der Aufgabe mit minimalen Schwächen in der Betrachtung.

Beispiellösung Aufgabe 2

In der White Unicorn GmbH, einem Ausrichter für Fachevents aller Art, geht eine Anfrage für die Übernahme des Projektes „Ausrichtung des Europäischen Skatwettbewerbs“ ein. Der Wettbewerb soll in 18 Monaten stattfinden. Der Kunde fragt, wie in den Projekten der White Unicorn GmbH das Zusammenspiel zwischen dem Kunden als externem Auftraggeber und dem einzusetzenden Projektteam geregelt ist. Beschreibe für den Kunden die Rollen des externen Auftraggebers, des internen Auftraggebers, des Projektmanagers und des Projektteams. Der Kunde teilt Dir daraufhin mit, dass er selbst während des Projektes direkten Zugriff auf alle Projektteammitglieder haben und deren Arbeit steuern möchte. Was antwortest Du dem Kunden?

Dem Kunden könnte es wie folgt beschrieben werden: In den meisten Fällen ist ein externer Auftraggeber der Kunde. Von ihm wird ein externer Auftrag an ein Unternehmen erteilt, welches den Auftrag annimmt. Der Geschäftsführer oder der Vorstand des Unternehmens tritt dem externen Auftraggeber als Vertragspartner gegenüber. Im Gegensatz dazu kommt ein interner Auftraggeber zum größten Teil aus der Managementebene und wird managementseitig eingesetzt. Er ist sowohl im Falle eines internen als auch externen Projekts tätig. Er ist einerseits der Vorgesetzte des Projektmanagers und dient demnach als Eskalationspfad für Entscheidungen, die der Projektmanager nicht treffen darf, andererseits entlastet er auch das Team des Topmanagements und bündelt die notwendigen Entscheidungen.

Ein Projektmanager hat zur Aufgabe, Projektaktivitäten zu koordinieren, die inhaltlichen Ziele in dem vorgegebenen Zeit- bzw. Budgetrahmen einzuhalten. Er trägt die Verantwortung für die sachgerechte Durchführung der Aufgaben und das Herbeiführen von Lösungen etc. Er hat demnach die Projektplanung, die Kontrolle und die Steuerung des Projektes inne. Er selbst arbeitet, außer in sehr kleinen Projekten, fachlich selbst nicht mit, muss den Content verstehen, sodass er Themen planen und koordinieren kann. So sollte der ideale Projektmanager sowohl Management als auch Führung beherrschen. Die Aufgaben werden von einem Projektteam umgesetzt. Dieses Projektteam kann durch Festlegung von Rollen, die verschiedene Fachgebiete abgreifen, unterschiedlich aufgestellt sein.  Häufig sind in dem Projektteam Projektmanager, Projektcontroller, Projektmitarbeiter, Projektbüro, Qualitätsbeauftragter und Mitarbeiter mit Sonderfunktionen (je nach Bedarf an speziellen Rollen) zu finden, welche aber innerhalb des Projektes durch verschiedene Phasen wechseln können.

Ich würde dem Kunden, wenn dieser extern ist, antworten, dass er gerne aktiv in dem Projekt mitarbeiten, aber nicht die Funktion des Projektmanagers einnehmen kann. Die Planung, Fortschritte in der Durchführung etc. werden ihm in einem abgesprochenen Zeitrhythmus mitgeteilt, dabei die von ihm geäußerten Änderungswünsche etc. angehört und soweit es geht, berücksichtigt.

Bemerkungen zur Aufgabe 2:

• Kommentar 11: Inhaltlicher Fehler: die Rolle des internen Auftraggebers wird nicht komplett beschrieben.
• Kommentar 12: Formaler Fehler/Ausdrucksfehler: in wissenschaftlichen Texten, aber auch in anderen, neutraleren Texten sollte immer die neutrale Sprache/Form und nicht die personenbezogene Ich-Form (Singular/Plural) genutzt werden.
• Kommentar 13: Inhaltliches Manko: Die Beurteilung der Möglichkeit eines direkten Zugriffs des Kunden auf Projektteammitglieder und auf die Steuerung der Arbeit der Projektmitglieder ist nicht abschließend und vollständig erfolgt. Auch gibt es weitere Möglichkeiten der Einbindung des Kunden, die hier leider nicht genannt wurden und die als Antwort zu einer höheren Zufriedenheit des Kunden geführt hätten. Es geht in diesem Stadium auch um die Kundenbindung und den Entscheid des Kunden für oder gegen die Wahl des Auftragnehmers.
• Kommentar 14: 8 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Gute Umsetzung der Aufgabe mit wenigen Schwächen in der Betrachtung.

Beispiellösung Aufgabe 3

Erkläre, was unter einer Team-Uhr verstanden wird und erläutere theoretisch die Inhalte der ursprünglich von Tuckman (1965) verwendeten vier Phasen in dem typischen Verlauf des zwischenmenschlichen Kennenlern- und Zusammenwachsprozesses. Beschreibe nun anhand eines Beispiels aus der Praxis, welche Erfahrungen Du in entstehenden und zusammenwachsenden Teams gemacht hast und vergleiche Deine Erlebnisse mit den vier Phasen der Team-Uhr.

Unter einer Team-Uhr versteht man laut Tuckman (1965) einen typischen Verlauf des Kennlern- und Zusammenwachsprozesses eines Teams. Der Beginn der Team-Uhr wird durch ein Kick-off-Meeting dargestellt. Hier wird der zeitliche Ablauf der Teamarbeit des neuen Teams dargestellt. Die erste Phase ist die Formierungsphase (Forming Phase). Durch die Neuaufstellung des Teams sind zu Beginn der Zusammenarbeit die Teammitglieder persönlich unsicher und gegenüber dem Anderen bewusst höflich. Danach tritt die Konfliktphase ein (Storming Phase), in der die Teammitglieder sich menschlich näherkommen, das von kleinen Unstimmigkeiten bis zu größeren Status- bzw. Machtkämpfen geprägt sein kann. In dieser Phase werden die sozialen Positionen im Team gefunden und die Spielregeln festgelegt. Durch das Kennenlernen des Anderen (z. B. die Stärken und Schwächen) bildet sich gegenseitiges Vertrauen. Diese Phase ist die Normierungsphase (Norming Phase). Durch diese Phase kann das Team gemeinsam zu Hochleistung kommen, welches als Leistungsphase (Performing Phase) beschrieben wird. Neben den offiziellen vier Phasen gibt es noch eine fünfte Phase, auch Auflösung (Adjourning Phase) genannt. Sie ergänzt die Team-Uhr zu einem späteren Zeitpunkt, in dem sie die Auflockerung und das Abschiednehmen von den Teamstrukturen beschreibt.

Beispiel: In unserem Team sollte ein neues Programm eingeführt werden, welches schlussendlich die ganze Firma betreffen sollte. Es wurden Experten der verschiedenen Fachabteilungen ins Team geholt, die sonst zwar in der Firma miteinander arbeiten, aber nicht als bestehendes Team fungieren. Zuerst wurde uns von der Geschäftsleitung der Projektmanager vorgestellt, der seine Vorstellungen und Wünsche dem Team präsentierte und eine Vorstellungsrunde vorschlug. Diese wurde dankend angenommen. Die Scheu voreinander wich und konstruktive Arbeitsweisen wurden entwickelt. Untereinander gab es das ein oder andere Mal Meinungsverschiedenheiten, da die Kollegin A. den Vorschlag von Kollege B. nicht nachvollziehen konnte, da sie der Auffassung war, ihre Abteilung würde „mehr mit den Ergebnissen des Projektes“ arbeiten als die Abteilung von Kollege B. Der Vorschlag durch den Projektmanager, eine Liste anzufertigen, auf der die einzelnen Berührungspunkte der Abteilungen aufgeführt waren, führte zu der Erkenntnis, dass jede Abteilung gleichermaßen von dem Projekt profitiert, nur sind die Zeitpunkte unterschiedlich. Das führte dazu, dass die Kollegen der verschiedenen Abteilungen verstanden, welche Anforderungen die anderen Abteilungen hatten. Die Teamstruktur löste sich auf und jeder dachte im Sinne des anderen, wodurch das Projekt zufriedenstellend in der eingeplanten Zeit beendet werden konnte. Die Ergebnisse wurden den anderen Teammitgliedern in einem Town-Hall-Meeting präsentiert, Termine für Schulungen festgelegt etc. Abschließend wurde das Projektteam von der Geschäftsleitung zu einem Abendessen eingeladen.

Bemerkungen zur Aufgabe 3:

• Kommentar 15: Referenz von zitiertem Tuckman fehlt leider in einer Literaturliste. Literaturliste ist nicht vorhanden. Für die Prüfungsform des Advanced Workbooks liegt allerdings nur eine Pflicht der Nutzung von Referenzliste vor, wenn Literatur im Text verwendet wird und dementsprechend nachgewiesen werden muss (über ein Quellenverzeichnis). Dies ist hier der Fall. So sollte der Quellennachweis dann auch über das Quellenverzeichnis erfolgen.
• Kommentar 16: Mögliche Ausdrucksspezifizierung (kein Fehler, aber Empfehlung): spezifisch korrektere Schreibweise von nicht deutschen Begriffen im deutschen Fließtext mit Markierung in Gänsefüßchen oder kursiv geschrieben wie hier „das sogenannte „Forming“ und/oder „Storming“ und/oder „Norming“ und/oder „Performing“ “ wäre im Sinne einer konsequenten Sprachnutzung zu empfehlen. Eine Erklärung des Begriffes in deutscher Sprache und mit dementsprechendem Fachbegriff wäre ebenfalls zu empfehlen und ist hier geschehen.
• Kommentar 17: Inhaltliches Manko:Diese Phase des „Adjourning“ ist nicht mehr innerhalb der ursprünglichen, hier verlangten Konzeption erfragt.
• Kommentar 18: 9 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Sehr gute Umsetzung der Aufgabe mit minimalen Schwächen in der Betrachtung.

Beispiellösung Aufgabe 4

In einer Stadtteilversammlung wurde beschlossen, gemeinschaftlich eines der noch verfügbaren Gartengrundstücke käuflich zu erwerben und einen Erholungsbereich für im Stadtteil lebende Kinder und Erwachsene dort einzurichten. Der Erholungsbereich soll ein Kletterhaus und mehrere Kleingeräte für Kinder, einige Sitzbereiche für Erwachsene, ein kleines Gartenhaus mit Küchen- und Toilettenbereich sowie eine in Stein gefasste Feuerstelle beinhalten. Vorgesehen ist auch, einen Wasseranschluss legen zu lassen sowie optional einen Seite 2 von 2 PRÜFUNGSAMT IU.DE kleinen Springbrunnen zu betreiben. Zu beachten ist noch, dass sich derzeit eine kleine Montagehalle auf dem Grundstück befindet, die zunächst von einem professionellen Unternehmen abgerissen werden muss. Um später keine Überraschungen zu erleben, ist im Vorfeld des Kaufs eine Expertise über die Bodenqualität einzuholen. Aufgrund Deiner Projektmanagementerfahrung wurdest Du von der Versammlung gewählt, eine Risikoeinschätzung sowie einen Kostenplan dafür zu erstellen. Führe eine Risikoeinschätzung mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen durch. Danach identifiziere die notwendigen Kostenarten und gruppiere diese in Personalkosten, Materialkosten, Sach- und Dienstleistungskosten, Kapitalkosten und sonstige Kosten und erstelle eine Kostenübersicht (basierend auf angenommenen Dummy-Werten).

Abbildung 2: Risiko Matrix (eigene Darstellung)

Erläuterung der Risikomatrix:

Punk vier und fünf haben keine Risiken, die das Projekt ver- bzw. behindern würden. Bei den Punkten zwei und drei müsste das Projektteam weitere Möglichkeiten prüfen. Z. B. könnte die Montagehalle bei einem Nichtabriss umgebaut werden, sodass die sie als Garten- oder Kletterhaus und Lagerstätte für Kleingeräte genutzt werden kann. In diesem Fall könnte geprüft werden, ob die Montagehalle einen  Wasseranschluss besitzt und dieser als Wasserquelle für Küche, Sanitärbereich und Wasserspiel genutzt werden kann. Ein Angebot von einem Handwerksbetrieb wäre hier der nächste Schritt. Bei Punkt 6 wäre zu prüfen, ob diese durch entsprechende Maßnahmen instand gesetzt werden kann oder ob das Projekt hiermit scheitert.

Abbildung 3: Kostenübersicht Anschaffung (eigene Darstellung)

In der obenstehenden Kostenübersicht sind die einzelnen Projektbereiche den Kostenarten in Form von geschätzten Werten zugeordnet. In den Personalkosten sind die Gehälter, Löhne, Sozialkosten, Schulungskosten enthalten, welche zu dem Zeitpunkt der Planung die Löhne bzw. Gehälter des Projektteams sind. In dem Team belaufen sich alle Gehälter auf 12,00 Euro pro Stunde, sodass sich der Betrag nur durch den Zeitaufwand ändert. Es sollte aber bedacht werden, dass möglicherweise ein Hausmeisterdienst oder eigenes Personal für das abgeschlossene Projekt benötigt wird. In den Materialkosten sind die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zukaufteile, Prüfgeräte und Prüfmittel, Werkzeuge, Lagerhaltung, Verpackungen inkludiert; in den Sach- und Dienstleistungskosten sind Räumlichkeiten, Betrieb von Anlagen, Mieten und Pachten, Energie, IT und Telekommunikation, Portogebühren, Reisen und Bewirtungen, Beratungen, Lizenzgebühren enthalten. Die Kapitalkosten enthalten Abschreibungen (Finanzen, o. D.), Kapitalbindung (kalkulatorische Zinsen) und in den sonstigen Kosten sind Wagniskosten, Steuern, Gebühren, Versicherungen aufgelistet. (Skript Seite 86) Aufgrund dieser Kostenkalkulation muss sich das Projektteam zusammensetzen und entscheiden, welche Kosten für das Projekt mit einem Budget von 145.000,00 Euro ohne den Grundstückskauf tragbar sind und welche nicht.

Bemerkungen zur Aufgabe 4:

• Kommentar 19: Inhaltliches Manko: Eine kurze Einleitung ist vorteilhaft. In diesem Fall betrifft dies eine kurze Einführung in die Risikomatrix und die Skalenwerte (maximal in ein oder zwei Sätzen). Die getätigte Abschätzung der Risiken in „akzeptabel“, „näher zu untersuchen“ und „nicht akzeptabel“ ist aber prima.
• Kommentar 20: Formaler Fehler: Abbildungen und Tabellen sind immer mit Abbildungs-/Tabellennummer, Titel und Quellenangabe (mit Vermerk im Quellenverzeichnis(!)) zu versehen. Und: nach IU-Zitierleitfaden steht in der Abbildungs- und/oder Tabellenüberschrift auch immer Abbildungs-/Tabellennummer und Titel, der Titel dabei nach Zitierleitfaden als Überschrift, die Quelle wird als Unterschrift dann unterhalb der Abbildung und /oder Tabelle mit angegeben. Hier wäre dies höchstwahrscheinlich „Quelle: eigene Darstellung, eigene Darstellung (geändert) in Anlehnung an Autor/en, Jahr, Seite“, etc.. (mit Vermerk im Quellenverzeichnis, wenn externe Quelle (!)) zu versehen)(siehe IU-Zitierleitfaden).
• Kommentar 21: Formales Manko: Bitte auf Lesbarkeit in Tabellen und/oder Abbildungen und dementsprechend auf Schriftgröße achten.
• Kommentar 22: Formaler Fehler: Ausdrucks- (AF), Grammatik- (GF), Rechtschreibe- (RSF) oder/und Satzbau- (SBF), Interpunktionsfehler (IPF). Hier: Rechtschreibefehler (RSF).
• Kommentar 23: Inhaltliches Manko: das Projektteam oder der Projektmanager? Bitte Präzision in Bedeutung der Begrifflichkeiten einhalten.
• Kommentar 24: Formaler Fehler: Abbildungen und Tabellen sind immer mit Abbildungs-/Tabellennummer, Titel und Quellenangabe (mit Vermerk im Quellenverzeichnis(!)) zu versehen. Und: nach IU-Zitierleitfaden steht in der Abbildungs- und/oder Tabellenüberschrift auch immer Abbildungs-/Tabellennummer und Titel, der Titel dabei nach Zitierleitfaden als Überschrift, die Quelle wird als Unterschrift dann unterhalb der Abbildung und /oder Tabelle mit angegeben. Hier wäre dies höchstwahrscheinlich „Quelle: eigene Darstellung, eigene Darstellung (geändert) in Anlehnung an Autor/en, Jahr, Seite“, etc.. (mit Vermerk im Quellenverzeichnis, wenn externe Quelle (!)) zu versehen)(siehe IU-Zitierleitfaden).
• Kommentar 25: Inhaltlich-formalesManko: Bitte immer die Lesbarkeit bezüglich Wahl der Schriftgröße garantieren. Dies ist hier nicht einwandfrei gegeben.
• Kommentar 26: 9 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Sehr gute Umsetzung der Aufgabe mit minimalen Schwächen in der Betrachtung.

Beispiellösung Aufgabe 5

In einem Distributionszentrum für Textilartikel sollen die Lagerplätze digitalisiert werden. Die Lagerhalle ist in die zwei Bereiche A und B eingeteilt. Die Umstellung auf eine digitalisierte Einlagerung erfolgt bereichsweise. Der Bereich A enthält 100 einzelne Lagerplätze, in Bereich B sind es 50. Die Umstellung jedes Lagerplatzes auf digitale Einlagerung dauert – unabhängig von der jeweiligen Größe – gleich lang. Geplant wird mit einer durchschnittlichen gleichen Arbeitsleistung pro Tag. Die Teams in Bereich A und Bereich B sind spezialisiert und können nicht im jeweils anderen Bereich eingesetzt werden. Das Projekt wurde mit einem Zeitaufwand von 30 Arbeitstagen geplant, es läuft bereits seit 24 Arbeitstagen. Umgestellt wurden bisher 80 Arbeitsplätze im Bereich A und 12 Arbeitsplätze im Bereich B. Erläutere die Begriffe Planwert, Ist-Wert, Erwartungswert und Restwert und berechne diese für das gegebene Beispiel.

Der Planwert ist der Wert der Annahme von Kosten und Aufwände der Arbeitspakete, der ursprünglich geplant wurde. In einem noch laufenden Projekt ist der Ist-Wert der zum Betrachtungszeitpunkt ermittelte, bereits geleistete Aufwand. Der Restwert ist der zum Betrachtungszeitpunkt abgeschätzte verbleibende Restaufwand und der Erwartungswert ist der aus dem Ist-Wert und dem Restwert ermittelte, erwartete Wert. (Skript S. 96) Ist das Projekt bereits abgeschlossen, so kann der Planwert dem Ist-Wert gegenübergestellt werden. Es besteht die Möglichkeit, dass der Ist-Wert kleiner, gleich groß oder größer ist als der Planwert. Der Projektmanager hat die Aufgabe, die Gesamtsituation zu analysieren und mit z. B. Plananpassungen zu reagieren. In dem Beispiel ist der Planwert für den Bereich A 100 Lagerplätze in 30 Arbeitstagen und für den Bereich B 50 Lagerplätze ebenfalls in 30 Tagen. Bisher wurden im Bereich A 80 Lagerplätze in 24 Tagen umstrukturiert (Ist-Wert) und im Bereich B 12 Lagerplätze in 24 Arbeitstagen. Wird nun der Planwert von dem Ist-Wert subtrahiert, erhält man den Restwert. Dieser beläuft sich im Bereich A auf 20 Lagerplätze in 6 Arbeitstagen und im Bereich B auf 38 Lagerplätze ebenfalls in 6 Arbeitstagen. Bei dem Erwartungswert muss sich der Projektmanager zwei Fragen stellen: Erstens: Wann wird der Plan erfüllt sein und zweitens: Was ist nach der Planzeit erfüllt?

Kommen wir zu Bereich A: A hat nach 24 von 30 Tagen (80% der Zeit) 80 von 100 Arbeitsplätzen umgesetzt (80% Menge). Pro 6 Tage werden also 20 Plätze umgesetzt, d. h. nach 30 Tagen ist alles umgestellt.

Bereich B hat nach 80% der Zeit 12 von 50 Arbeitsplätzen umgesetzt. Das bedeutet, alle 6 Tage sind 3 Plätze umgesetzt. Das heißt, nach 30 Tagen sind 15 Plätze umgesetzt. Um alles umzusetzen, müssen 50/15 – das heißt Faktor 3,33 – mal mehr Zeit eingeplant werden, dann wäre B nach 100 Tagen fertig.

Jetzt kann der Projektmanager sich Maßnahmen überlegen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Die Beschleunigung muss dafür sorgen, dass die Leistung von einem halben Platz pro Tag auf 38/6 also 6,33 pro Tag steigt.

Als Erwartungswerte bestehen 2 Möglichkeiten:

1. Nach 30 Tagen können 15 Plätze erwartet werden

2. Nach 100 Tagen ist der Planwert umgesetzt

Der nun ermittelte Erwartungswert ist für die Steuerung des Projektes zu berücksichtigen sowie mit den Planwerten zu vergleichen bzw. zu bewerten und die Ursachen in einer Abweichungsanalyse zu ergründen. Diese Ergebnisse beeinflussen die Projektsteuerung, in dem sie eine Planänderung bewirken können.

Abbildung 4: Digitalisierung Arbeitsplätze (eigene Darstellung)

Bemerkungen zur Aufgabe 5:

• Kommentar 27: Formaler Fehler: Abbildungen und Tabellen sind immer mit Abbildungs-/Tabellennummer, Titel und Quellenangabe (mit Vermerk im Quellenverzeichnis(!)) zu versehen. Und: nach IU-Zitierleitfaden steht in der Abbildungs- und/oder Tabellenüberschrift auch immer Abbildungs-/Tabellennummer und Titel, der Titel dabei nach Zitierleitfaden als Überschrift, die Quelle wird als Unterschrift dann unterhalb der Abbildung und /oder Tabelle mit angegeben. Hier wäre dies höchstwahrscheinlich „Quelle: eigene Darstellung, eigene Darstellung (geändert) in Anlehnung an Autor/en, Jahr, Seite“, etc.. (mit Vermerk im Quellenverzeichnis, wenn externe Quelle (!)) zu versehen)(siehe IU-Zitierleitfaden).
• Kommentar 28: Inhaltlich-formales Manko: Bitte immer die Lesbarkeit bezüglich Wahl der Schriftgröße garantieren. Dies ist hier nicht einwandfrei gegeben.
• Kommentar 29: 10 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Ausgezeichnete Umsetzung der Aufgabe ohne jede Schwäche in der Betrachtung.

Beispiellösung Aufgabe 6

Wähle Dir aus Deinem beruflichen oder privaten Umfeld ein reales, aber bereits abgeschlossenes Projekt aus, an dem Du selbst beteiligt warst oder das Du anderweitig eng verfolgt hast. Skizziere kurz, was die Ziele des Projektes waren, wie es ablief und welche Ergebnisse am Ende erreicht wurden (verwende dabei bitte nicht die echten Unternehmens- oder Personennamen, sondern ersetze diese durch erfundene Namen). Dann führe eine eigene „Lessons-Learned-Analyse“ für dieses Projekt durch, indem Du sieben bis neun einzelne Erkenntnisse beschreibst, Empfehlungen für zukünftige Projekte daraus ableitest und diese begründest.

Unsere Motorradgruppe organisiert jedes Jahr eine caritative Veranstaltung. In diesem Jahr haben wir Waffeln, Bratwürstchen und Getränke auf Spendenbasis verkauft. Das Ziel war es, möglichst viel Gewinn zu erzielen, da dieser an den Wünschewagen gespendet werden sollte. Einen Termin brauchten wir nicht festzulegen, da der Verkauf bei dem Saisonauftakt-Fest eines Motorradbekleidungsfachgeschäftes stattfand. Die Organisation hat unser Admin-Team übernommen, welches entweder Aufgaben vergeben oder sie selbst erledigt hat. Meine Aufgabe bestand darin, Waffelteig herzustellen und diesen dann vor Ort zu verkaufen. Anfangs war die Nachfrage an Würstchen und Waffeln groß, sodass die Admins noch Lebensmittel nachgeordnet haben. Zu diesem Zeitpunkt änderte sich das Wetter von sonnig auf stark bewölkt. Damit änderte sich auch die Nachfrage. Am Ende der Veranstaltung hatten wir ca. 200 Würstchen plus Brötchen und 5 Kilo Waffelteig übrig. Da die Waffelteige von unseren Mitgliedern gespendet wurden, hatten wir hier keinen Verlust. Unser Admin hat die 200 übrig gebliebenen Würstchen der Gruppe privat abgekauft, sodass wir einen Netto-Erlös von 2.000,00 Euro an den Wünschewagen spenden konnten.

„Lessons-Learned-Analyse“:

1. Im Freundes- und Bekanntenkreis nach Erfahrungen bezüglich Menge, Materialien etc. fragen und anhand dessen die Mengenkalkulation erstellen.

2. „Wenn leer, dann leer“. Durch Punkt eins hat man wahrscheinlich keine großen Einbußen, sodass das angestrebte Ziel erreicht werden kann. Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, sorgsam mit Lebensmitteln umzugehen, um diese im Zweifelsfall nicht entsorgen zu müssen.

3. Kein Verkauf auf Spendenbasis; dann ist eine Gewinnmaximierung und eine einfachere Kalkulation der benötigten Materialien möglich. Häufig wird auch von Herstellern / Geschäften für den guten Zweck Material gespendet. Für unseren Verkauf bekamen wir einen Teil der benötigten Eier für den Waffelteig und einen Teil der Würstchen gespendet.

4. Mehr Werbung machen; z. B. Radiosender oder regionale Zeitungen anfragen, ob sie über dieses Event mit Bezug auf unser Projekt berichten können.

5. Klare Verteilung der Aufgaben an mehrere Personen. So kommt ein größeres „Wir-Gefühl“ auf und die Leute identifizieren sich mehr mit dem Projekt.

6. „Zu viele Köche verderben den Brei, zu wenige verbrennen sich“. Man muss klare Strukturen, klare Regelungen, feste Zusagen treffen und erst danach mit der detaillierten Planung beginnen, denn sonst hat man alles organisiert und steht ohne Manpower da.

7. Mehr Transparenz innerhalb der Gruppe: Welchen Stand haben wir, was muss noch organisiert werden, hat noch jemand Ideen etc.?

8. Eine ausreichende Vorlaufzeit einzuplanen, ist zwingend erforderlich, damit alle Beteiligten genügend Zeit haben, ihre Aufgaben rechtzeitig durchzuführen (Stressmanagement).

Bemerkungen zur Aufgabe 6:

• Kommentar 30: RSF
• Kommentar 31: Inhaltliches Manko: Projektziele sind nicht spezifisch ausgeführt: Dabei hätte spezifiziert werden können, z.B. in Form von Haupt-, Neben- und Nichtziele und / oder eine Zielhierarchie beschrieben werden können und / oder die SMART-Formel in die Zielbeschreibung einbezogen werden können. Das ist hier nicht passiert. Auch verschiedene Stadien im Ablauf des Projektes mit z.B. Vorbereitung, Planung, etc. sind nicht beschrieben worden. Der Projektablauf (Stadien Projekt) ist nach Aufgabenstellung nur zum Teil mit dazugehöriger genauerer Beschreibung (in wenigstens einem, wenn nicht allen Punkten,)
  erfasst.
• Kommentar 32: Inhaltliches Manko: Die Empfehlungen für zukünftige Projekte sind zudem nicht allgemein anwendbar, sondern sind lediglich limitiert auf das Beispiel-Projekt.
• Kommentar 33: 8 Punkte, die innerhalb der Gesamtwertung der Wbk-Aufgabe zu 15 % gewichtet werden: Gute Umsetzung der Aufgabe mit wenigen Schwächen in der Betrachtung.
• Kommentar 34: Die Einhaltung der Regeln, um die allgemeine Ausarbeitung, die zu 10 % gewichtet werden, ist befriedigend (7 Punkte): Noch gute Umsetzung mit Schwächen in der Betrachtung der Aspekte um die allgemeine Ausarbeitung.
• Kommentar 35: Die Einhaltung der Vorgaben um die sprachliche Ausdrucksweise, die innerhalb der Gesamtwertung der Ausarbeitung zu 10 % gewichtet werden, ist noch gut (7 Punkte): Noch gute Umsetzung der Ausdrucksweise mit Schwächen in der Ausführung. Dabei gab es wenige Satzbaufehler (SBF) und/oder Ausdrucksfehler (AF) (siehe Text).
  Hier bitte insbesondere Ich-Form vermeiden!
• Kommentar 36: Die Einhaltung der richtigen Rechtschreibung, Interpunktion und Vorgaben hierzu, die innerhalb der Gesamtwertung der Ausarbeitung zu 10 % gewichtet werden, ist sehr gut (9 Punkte): Sehr gute Umsetzung mit minimalen Schwächen in der Betrachtung der Aspekte um die richtige Rechtschreibung, Interpunktion: Dabei gab es kaum formale Fehler (allgemein) und/oder Grammatikfehler (GF) und/oder Satzzeichenfehler (SZF)/ Interpunktionsfehler (IPF) und/oder Rechtschreibfehler (RSF) (siehe Text).